В API есть несколько функций, позволяющих осуществлять контроль за файловой системой. Так же необходимо подключить компонент TDirWatcher, который содержиться в демонстрационно проекте.

Следующий цикл показывает, как можно получать сообщения о изменениях файловой системы:

var
  ChangeHandle: THandle;
...

ChangeHandle:= FindFirstChangeNotification(PChar(WatchPath),
               false, hNotifyFilter);

if ChangeHandle <> INVALID_HANDLE_VALUE then
  while true do
  begin
    if WaitForSingleObject(ChangeHandle,500) = WAIT_OBJECT_0 then
    begin
      // Событие...
    end;
    FindNextChangeNotification(ChangeHandle);
  end;

Компонент TDirWatcher http://www.sources.ru/delphi/DirWatcher.zip, используемый в этом цикле, запускается в собственном потоке. При изменениях в указанной дирректории или поддирректории возникает событие OnChange.